Procedura

• Email di richiesta iniziale al Dipartimento (adm.dem [at] unitn.it
  
  ), da parte del richiedente (si prega di non inviare mail impersonali o collettive, la mail deve essere firmata da persona singola). La mail deve descrivere succintamente il tipo di spazio richiesto, il giorno, l’ora e la durata nonchè il tipo di evento e l’argomento dello stesso. Se vi sono servizi accessori che il richiedente vuole organizzare (catering, collegamenti streaming etc.) devono essere indicati da subito nella mail iniziale;
• Il Dipartimento, se la richiesta viene in linea di massima (cioè fatte salve le verifiche tecniche e logistiche successive) accettata, risponde al richiedente con una mail, allegando la scheda da compilare e invitando il richiedente a prendere contatto con un funzionario incaricato a supportare la compilazione della bozza (= NON firmata) della scheda;
• Il richiedente contatta il funzionario ed eventuali altre strutture interne ad Unitn, la cui collaborazione emerga come necessaria all’atto della compilazione della scheda in bozza;
• Risolto ogni eventuale quesito sorto al punto precedente, la scheda viene presentata dal richiedente – rispettando i tempi di Regolamento (vedi più sotto “Tempi della procedura di richiesta” per le informazioni di dettaglio) - firmata e con i relativi allegati in un unico  pdf (se possibile utilizzare la firma  elettronica), e inviata via mail al funzionario incaricato dal Dipartimento;
• Il funzionario incaricato provvederà a sottoporre la scheda ricevuta alla attenzione del Dirigente Tecnico di Unitn e infine allo Staff del Dipartimento per la firma finale del Direttore.

Solo al termine delle varie approvazioni tramite firma del Dirigente Tecnico e del Direttore del Dipartimento l’evento può considerarsi approvato.

Tempi della procedura di richiesta

La richiesta va presentata tramite la scheda compilata, firmata e con i relativi allegati, almeno 15 giorni solari prima della data di effettivo utilizzo dello spazio nel caso di un singolo spazio richiesto, 30 giorni nel caso di più spazi richiesti per il medesimo evento. 

Note particolari aggiuntive

Per l’uso degli spazi universitari è necessario:

• rispettare tutte le norme di legge relative alla gestione della sicurezza (sentito il Servizio Prevenzione e Protezione di Unitn servizioprevenzioneeprotezione [at] unitn.it
  
  ) ed eventualmente dotarsi in proprio da parte del richiedente di personale certificato per la gestione delle emergenze e antincendio;
• se lo spazio viene concesso dal Dipartimento in modo oneroso, sarà cura del Dipartimento – nella risposta alla prima mail del richiedente - inviare al richiedente la quantificazione dell'importo necessario nonché il modulo per la raccolta dati fiscali ai fini della successiva emissione della fattura;

Qualora l’evento sia aperto al pubblico esterno, ciò implica da parte del richiedente l’ottenimento preventivo (rispetto alla presentazione della scheda firmata ad Unitn) delle specifiche autorizzazioni da parte della Polizia Amministrativa e degli Enti competenti per attività aperte al pubblico. 

Indipendentemente dalla tipologia della richiesta, vanno rispettati i seguenti criteri:

• lo svolgimento di catering e coffee break, a buffet (posti solo in piedi), collocati esclusivamente nella zona atrio Sala Conferenze (corpo B) deve rispettare il limite di numerosità della sala stessa. Il numero massimo consentito è quindi pari a 90 persone, fatto salvo un margine di tolleranza definito dalla Direzione Patrimonio Immobiliare in relazione alla particolarità dell’evento;
• l’affluenza alle aule deve avvenire nel rispetto dei limiti massimi della capienza prevista e nel rispetto dei requisiti di sicurezza (es. l’edificio non può ospitare pubblici spettacoli – art. 1, c. 2 del Regolamento di Ateneo);
• lo sgombero dello spazio utilizzato deve essere effettuato almeno mezz'ora prima dall'ora di chiusura della sede.